Per vendere o affittare un immobile raccogli alcuni dei dati più sensibili che esistano: documenti d'identità, buste paga, coordinate bancarie, situazioni familiari. La maggior parte delle agenzie li raccoglie via WhatsApp ed email personale e li archivia su dischi condivisi — comodo, e una violazione GDPR da manuale pronta a esplodere.
La realtà
Niente di tutto questo è in malafede — è semplicemente come scorre il lavoro. Ma ognuna di queste è una vera lacuna GDPR che un acquirente, un concorrente o un ex dipendente scontento può segnalare.
Gli acquirenti inviano documenti d'identità, buste paga e coordinate bancarie via WhatsApp. Finiscono su un telefono personale, nei backup cloud delle chat, senza cifratura, controllo degli accessi o cancellazione.
Contratti e documenti d'identità vivono in un account Gmail/Outlook personale condiviso da tutto l'ufficio — ricercabili, inoltrabili, mai cancellati.
Un solo Google Drive o Excel con ogni cliente, proprietario e potenziale cliente, accessibile a tutto il personale e ai collaboratori esterni senza livelli di accesso.
Vecchie richieste vengono aggiunte a newsletter e liste broadcast di WhatsApp senza una base giuridica valida né un modo per disiscriversi — un classico innesco di reclami.
Mandati scaduti, acquirenti non andati a buon fine e lead vecchi di anni restano nel CRM e nella casella a tempo indeterminato — dati che non ti servono più ma di cui sei ancora responsabile.
I dati dei clienti vengono passati a portali, mediatori creditizi, notai e CRM senza un accordo sul trattamento dei dati e senza sapere dove vengono conservati.
Basta una sola volta. Un telefono perso, un'email inoltrata, un acquirente che chiede "quali dati avete su di me e perché?" — ognuna di queste può trasformarsi in un reclamo al Garante. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e ce ne andiamo. Cambiamo il modo in cui i dati scorrono realmente nella tua agenzia, con strumenti che il tuo team userà davvero.
Un modo semplice e cifrato per far inviare ai clienti documenti d'identità e file — al posto di WhatsApp ed email personale — che il tuo personale e i tuoi clienti troveranno più facile, non più difficile.
Dati dei clienti cifrati e organizzati con livelli di accesso adeguati: chi può vedere cosa, con log di audit — basta un-disco-per-tutti.
La base giuridica corretta associata a ciascun flusso (mandato, antiriciclaggio, marketing) e un consenso e una disiscrizione puliti e documentati per newsletter e alert sugli annunci.
Un piano di conservazione per mandati, lead e documenti antiriciclaggio — con pulizia automatica, così smetti di conservare dati che non ti servono più.
Accordi sul trattamento dei dati e verifiche sull'archiviazione per i tuoi portali, CRM, email e strumenti cloud — così anche la tua catena di fornitura è coperta.
Un briefing breve e pratico per il personale e una procedura semplice per le violazioni (incluso "ho perso il telefono"), più la documentazione che un'autorità richiederà.
Come lavoriamo
Seguiamo una vera trattativa dall'inizio alla fine: dove finiscono il documento, la busta paga e il contratto, e su quale dispositivo o strumento.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Implementiamo intake sicuro, cifratura, consenso, conservazione e i DPA — e ti facciamo migrare via da WhatsApp e dalle caselle condivise.
Un breve briefing del team, un piano per i data breach e il registro dei trattamenti — così resta conforme giorno per giorno.
FAQ
Le domande che le agenzie ci fanno più spesso.
Raccontaci come raccogli oggi i documenti dei clienti. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, nessun impegno.
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