Ogni prenotazione significa una scansione di passaporto o documento d'identità — scattata col telefono, caricata su Airbnb o Booking, inoltrata via WhatsApp ad addetti alle pulizie e proprietari, e conservata per sempre. Sembra una routine. Ai sensi del GDPR, i documenti d'identità degli ospiti sono dati ad alto rischio, e quel flusso di lavoro è una violazione pronta a esplodere.
La realtà
Niente di tutto questo è doloso — è semplicemente come scorre una prenotazione. Ma ognuna di queste cose è una vera lacuna GDPR che un ospite, un concorrente o un ex addetto alle pulizie può segnalare.
Le foto dei passaporti e dei documenti degli ospiti restano nel rullino del tuo telefono personale — nei backup foto in cloud, senza cifratura, senza controllo degli accessi e senza cancellazione al termine del soggiorno.
I dati completi degli ospiti e le scansioni dei documenti vengono inoltrati ad addetti alle pulizie, co-host e proprietari su WhatsApp — molto più di quanto ciascuno necessiti, copiati su ogni dispositivo, incontrollati.
Le liste ospiti di Airbnb e Booking vengono esportate in Excel o Google Sheets — nomi, email, numeri di telefono e soggiorni in un file aperto condiviso con tutto il team.
Gli ospiti precedenti vengono aggiunti a newsletter e promozioni "torna a trovarci" senza un consenso valido e senza opt-out — un classico innesco di reclami, soprattutto a livello transfrontaliero.
I registri di registrazione turistica/di polizia e le copie dei passaporti vengono conservati a tempo indeterminato, ben oltre il periodo di conservazione previsto dalla legge — dati che devi conservare brevemente, non per sempre.
I dati degli ospiti fluiscono verso channel manager (Airbnb, Booking), il tuo PMS e le imprese di pulizie senza alcun accordo sul trattamento dei dati e senza sapere dove sono conservati.
Basta una sola volta. Un telefono smarrito pieno di passaporti degli ospiti, o un ospite che chiede "quali dati avete su di me e perché?" — l'una o l'altra cosa può trasformarsi in un reclamo al Garante. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e ce ne andiamo. Cambiamo il modo in cui i dati degli ospiti fluiscono davvero — dal check-in alle pulizie — con strumenti che il tuo team e i tuoi ospiti useranno davvero.
Un flusso di check-in semplice e cifrato per consentire agli ospiti di inviare i documenti — in sostituzione di foto col telefono e WhatsApp — acquisendo solo ciò che la normativa sulla registrazione richiede davvero.
Dati degli ospiti cifrati e organizzati con livelli di accesso adeguati e log di audit: niente più passaporti nel rullino o fogli di calcolo aperti a tutti.
Regole definite su ciò di cui addetti alle pulizie, co-host e proprietari hanno davvero bisogno — orario di check-out e accesso, non il passaporto — condivise attraverso un canale controllato.
Un piano di conservazione allineato al tuo obbligo locale di registrazione turistica/di polizia, con cancellazione automatica dei documenti e dei dati degli ospiti al termine di tale periodo.
Un consenso e un opt-out chiari e documentati per newsletter e offerte "prenota di nuovo" — così puoi fare marketing verso gli ex ospiti senza innescare reclami.
Accordi sul trattamento dei dati e verifiche sulla conservazione per il tuo channel manager, PMS, strumenti cloud e impresa di pulizie — così tutta la tua catena di fornitura è coperta.
Come lavoriamo
Seguiamo una prenotazione reale dall'inizio alla fine: dove finiscono il passaporto, la lista ospiti e i dati di check-in, e su quale dispositivo o strumento.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Configuriamo check-in sicuro, cifratura, regole di condivisione, conservazione e i DPA — e ti spostiamo via dalle foto col telefono e da WhatsApp.
Un breve briefing per il personale e gli addetti alle pulizie, un piano per i data breach e il registro dei trattamenti — così resta conforme giorno per giorno.
FAQ
Le domande che host e property manager ci fanno più spesso.
Raccontaci come acquisisci e condividi oggi i documenti degli ospiti. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, nessun impegno.
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