Cada reserva implica el escaneo de un pasaporte o DNI — hecho con el móvil, subido a Airbnb o Booking, reenviado a limpiadores y propietarios por WhatsApp y conservado para siempre. Parece rutina. Según el RGPD, los documentos de identidad de los huéspedes son datos de alto riesgo, y ese flujo de trabajo es una brecha esperando a ocurrir.
La realidad
Nada de esto es malintencionado — es simplemente cómo fluye una reserva. Pero cada punto es una brecha real de RGPD que un huésped, un competidor o un antiguo limpiador puede denunciar.
Las fotos del pasaporte y el DNI de los huéspedes quedan en el carrete de tu móvil personal — en copias de seguridad en la nube, sin cifrado, sin control de acceso y sin eliminación al terminar la estancia.
Todos los datos del huésped y los escaneos del DNI se reenvían a limpiadores, cogestores y propietarios por WhatsApp — mucho más de lo que cada uno necesita, copiados en cada dispositivo, sin control.
Las listas de huéspedes de Airbnb y Booking se exportan a Excel o Google Sheets — nombres, correos, teléfonos y estancias en un archivo abierto compartido por todo el equipo.
Se añade a huéspedes anteriores a newsletters y promociones de "vuelve" sin consentimiento válido y sin opción de baja — un detonante clásico de reclamaciones, especialmente entre fronteras.
Los registros de viajeros ante la policía y las copias de pasaportes se guardan indefinidamente, mucho más allá del plazo legal de conservación — datos que debes guardar brevemente, no para siempre.
Los datos de los huéspedes fluyen a channel managers (Airbnb, Booking), tu PMS y empresas de limpieza sin contrato de encargado y sin saber dónde se almacenan.
Basta con uno. Un móvil perdido lleno de pasaportes de huéspedes, o un huésped que pregunta "¿qué datos tenéis sobre mí y por qué?" — cualquiera de los dos puede convertirse en una reclamación ante la AEPD. La solución es mucho más barata que el incidente.
La solución
No te entregamos una política y nos vamos. Cambiamos cómo fluyen realmente los datos de los huéspedes — del check-in a la limpieza — con herramientas que tu equipo y tus huéspedes usarán de verdad.
Un flujo de check-in sencillo y cifrado para que los huéspedes envíen su documento de identidad — sustituyendo las fotos del móvil y WhatsApp — capturando solo lo que exige realmente la ley de registro de viajeros.
Datos de huéspedes cifrados y organizados con niveles de acceso adecuados y registros de auditoría: se acabaron los pasaportes en el carrete o las hojas de cálculo abiertas para todos.
Reglas definidas sobre lo que limpiadores, cogestores y propietarios necesitan realmente — la hora de salida y el acceso, no el pasaporte — compartido a través de un canal controlado.
Un calendario de conservación ajustado a tu deber local de registro de viajeros ante la policía, con eliminación automática de los DNI y datos de huéspedes una vez finalizado ese periodo.
Un consentimiento y una baja limpios y documentados para newsletters y ofertas de "reserva otra vez" — para que puedas hacer marketing a huéspedes pasados sin provocar reclamaciones.
Contratos de encargado y comprobaciones de almacenamiento para tu channel manager, PMS, herramientas en la nube y empresa de limpieza — para que toda tu cadena de suministro quede cubierta.
Cómo trabajamos
Seguimos una reserva real de principio a fin: a dónde van el pasaporte, la lista de huéspedes y los datos del check-in, y en qué dispositivo o herramienta.
Señalamos los flujos no conformes y los riesgos concretos — priorizados, en lenguaje claro, no un informe de 90 páginas.
Configuramos el check-in seguro, el cifrado, las reglas de compartición, la conservación y los contratos de encargado — y te migramos fuera de las fotos del móvil y WhatsApp.
Una breve sesión informativa para personal y limpiadores, un plan ante brechas y el registro de actividades de tratamiento — para que siga siendo conforme día a día.
FAQ
Las preguntas que más nos hacen anfitriones y gestores.
Cuéntanos cómo recoges hoy los documentos de identidad de los huéspedes y cómo los compartes. Te mostraremos las brechas y la solución — respuesta en 4 horas laborables, sin compromiso.
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