Il tuo studio custodisce documenti contabili, dichiarazioni dei redditi, documenti d'identità, coordinate bancarie e buste paga di decine di aziende clienti e dei loro dipendenti — tra i dati più sensibili che esistano, concentrati in un solo posto. La maggior parte transita tra caselle email e dischi condivisi, e questo rende uno studio professionale un bersaglio ad alto valore per i data breach.
La realtà
Niente di tutto questo è doloso — è semplicemente come scorre il lavoro. Ma ognuna di queste è una vera lacuna GDPR che un cliente, un concorrente o un ex collaboratore scontento può segnalare.
I clienti inviano via email buste paga, documenti d'identità e coordinate bancarie come allegati. Finiscono in caselle personali, vengono inoltrati, restano nelle cartelle "inviati" — senza cifratura, controllo degli accessi o cancellazione.
Un unico Google Drive o cartella di rete contiene i file di tutti i clienti, accessibile a tutto lo staff e ai collaboratori esterni senza livelli di accesso per singolo cliente.
Buste paga ed elaborazioni — dati personali dei dipendenti — tornano ai clienti via email semplice, dove un destinatario sbagliato o una casella compromessa è una violazione notificabile.
Software di contabilità e buste paga, portali clienti e strumenti cloud trattano i dati dei clienti senza accordo sul trattamento dei dati e senza sapere dove sono conservati.
I file di ex clienti e vecchi incarichi restano sul server ben oltre il periodo di conservazione obbligatorio — dati che non vi servono più ma di cui siete ancora responsabili.
Personale stagionale e collaboratori esterni ottengono l'accesso completo a tutto, e quell'accesso non viene mai revocato alla fine dell'incarico o della stagione fiscale — nessun off-boarding.
Ne basta uno. Una busta paga inviata al destinatario sbagliato, una casella compromessa, un ex collaboratore che ha ancora accesso, un cliente che chiede "quali dati conservate su di noi e perché?" — ognuno di questi può trasformarsi in un reclamo al Garante. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e te ne vai. Cambiamo il modo in cui i dati scorrono davvero nel tuo studio, con strumenti che il tuo team e i tuoi clienti useranno davvero.
Un portale semplice e cifrato in cui i clienti inviano e ricevono buste paga, documenti d'identità e documenti fiscali — al posto degli allegati email — più facile per tutti, non più difficile.
Dati dei clienti cifrati e organizzati con controllo degli accessi per singolo cliente: ogni membro dello staff vede solo i clienti su cui lavora — basta con un solo disco per tutti.
Un piano di conservazione allineato alla normativa contabile e fiscale, con cancellazione automatica una volta scaduto il periodo di legge — così smetti di conservare dati che non ti servono più.
Accordi sul trattamento dei dati e verifiche sulla conservazione per i tuoi fornitori di contabilità, buste paga e cloud e per i portali — così è coperta anche la tua filiera.
Un chiaro processo di off-boarding per dipendenti e collaboratori esterni, con accesso revocato alla fine dell'incarico, più log di audit su chi ha avuto accesso a cosa.
Un briefing breve e pratico per lo staff e una semplice procedura per i data breach (compreso "ho scritto al cliente sbagliato"), più la documentazione che un'autorità richiederà.
Come lavoriamo
Seguiamo i dati reali dei clienti end-to-end: dove vanno la busta paga, il documento d'identità e la dichiarazione, e su quale dispositivo o strumento.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Impostiamo lo scambio sicuro dei documenti, la cifratura, l'accesso per cliente, la conservazione e i DPA — e ti facciamo migrare via dagli allegati email e dai dischi condivisi.
Un breve briefing per il team, un piano data breach e il registro dei trattamenti — così resta conforme giorno per giorno.
FAQ
Le domande che gli studi ci fanno più spesso.
Raccontaci come ricevi e invii oggi i documenti dei clienti. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, senza impegno.
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