Tu despacho custodia registros contables, declaraciones fiscales, DNI, datos bancarios y nóminas de decenas de empresas cliente y sus empleados — algunos de los datos más sensibles que existen, concentrados en un único lugar. La mayoría circula por buzones de correo y unidades compartidas, lo que convierte a una asesoría en un objetivo de brecha de alto valor.
La realidad
Nada de esto es malintencionado — es simplemente cómo fluye el trabajo. Pero cada uno es una brecha de RGPD real que un cliente, un competidor o un excolaborador descontento puede denunciar.
Los clientes envían nóminas, DNI y datos bancarios como adjuntos de correo. Acaban en buzones personales, se reenvían, se quedan en la carpeta de "enviados" — sin cifrado, control de acceso ni eliminación.
Un único Google Drive o carpeta de red guarda los archivos de todos los clientes, accesible para todo el personal y los autónomos sin niveles de acceso por cliente.
Nóminas y liquidaciones — datos personales de empleados — vuelven a los clientes por correo normal, donde un destinatario equivocado o un buzón filtrado es una brecha notificable.
El software de contabilidad y nóminas, los portales de clientes y las herramientas cloud tratan datos de clientes sin contrato de encargado del tratamiento y sin saber dónde se almacenan.
Los archivos de antiguos clientes y encargos pasados siguen en el servidor mucho más allá del plazo legal de conservación — datos que ya no necesitas pero de los que sigues siendo responsable.
El personal de temporada y los autónomos reciben acceso total a todo, y ese acceso nunca se revoca cuando termina el encargo o la campaña fiscal — sin protocolo de baja.
Basta con uno. Una nómina enviada por error, un buzón filtrado, un antiguo autónomo que aún tiene acceso, un cliente que pregunta "¿qué datos tenéis sobre nosotros y por qué?" — cualquiera de estos puede convertirse en una reclamación ante la AEPD. La solución es mucho más barata que el incidente.
La solución
No te entregamos una política y nos vamos. Cambiamos cómo fluyen realmente los datos por tu despacho, con herramientas que tu equipo y tus clientes van a usar de verdad.
Un portal cifrado y sencillo para que los clientes envíen y reciban nóminas, DNI y documentos fiscales — sustituyendo los adjuntos de correo — más fácil para todos, no más difícil.
Datos de clientes cifrados y organizados con control de acceso por cliente: cada miembro del equipo solo ve los clientes con los que trabaja — se acabó la unidad compartida para todos.
Un calendario de conservación ajustado a la normativa fiscal y tributaria, con eliminación automática una vez transcurrido el plazo legal — para que dejes de guardar datos que ya no necesitas.
Contratos de encargado del tratamiento y comprobaciones de almacenamiento para tus proveedores y portales de contabilidad, nóminas y cloud — para que tu cadena de suministro también quede cubierta.
Un proceso de baja claro para empleados y autónomos, con el acceso revocado al terminar el encargo, además de registros de auditoría de quién accedió a qué.
Una formación breve y práctica para el personal y un procedimiento sencillo ante brechas (incluido "le he enviado el correo al cliente equivocado"), además de los registros que pedirá la autoridad.
Cómo trabajamos
Seguimos los datos reales de los clientes de principio a fin: a dónde va la nómina, el DNI y la declaración fiscal, y en qué dispositivo o herramienta.
Señalamos los flujos no conformes y los riesgos concretos — priorizados, en lenguaje claro, no un informe de 90 páginas.
Implementamos el intercambio seguro de documentos, el cifrado, el acceso por cliente, la conservación y los CET — y te migramos fuera de los adjuntos de correo y las unidades compartidas.
Una formación breve al equipo, un plan ante brechas y el registro de actividades de tratamiento — para que siga siendo conforme día a día.
FAQ
Las preguntas que más nos hacen los despachos.
Cuéntanos cómo recibes y envías hoy los documentos de tus clientes. Te mostraremos las brechas y la solución — respuesta en 4 horas laborables, sin compromiso.
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