Ogni ospite ti consegna dati di registrazione e documenti d'identità, e la tua prenotazione passa attraverso Booking, Airbnb, il PMS, la reception e la videosorveglianza. La maggior parte delle strutture sparge quei dati degli ospiti e quelle liste marketing tra canali di prenotazione e personale senza alcun controllo degli accessi — comodo, e un problema GDPR da manuale.
La realtà
Niente di tutto questo è malizioso — è semplicemente come funziona una struttura indaffarata. Ma ognuno di questi è una lacuna GDPR reale che un ospite, un concorrente o un ex dipendente scontento può segnalare.
Documenti d'identità e dati di registrazione degli ospiti vengono passati a tutto il team e su WhatsApp — su telefoni personali, nei backup delle chat, senza cifratura, controllo degli accessi o cancellazione.
Gli ospiti passati vengono aggiunti a newsletter e invii promozionali senza una base giuridica valida o un modo chiaro per disiscriversi — un classico innesco di reclami.
Le telecamere riprendono gli ospiti senza cartelli, senza una conservazione definita e senza una base giuridica documentata — e le immagini sono accessibili a chiunque sia in turno.
I dati degli ospiti vengono esportati da Booking e Airbnb in file Excel non controllati e dischi condivisi, ben al di fuori dei controlli delle piattaforme stesse.
Tutti accedono al PMS e alla reception con un'unica credenziale condivisa — nessun livello di accesso, nessuna tracciabilità di chi ha visto i dati di quale ospite.
I dati di registrazione alla pubblica sicurezza o alle autorità turistiche e i documenti degli ospiti vengono conservati a tempo indeterminato, e non c'è alcun accordo sul trattamento dei dati con gli OTA o con il PMS.
Basta un solo caso. Un laptop smarrito, un foglio di calcolo OTA trapelato, un ospite che chiede "quali dati avete su di me e perché?" — ognuno di questi può trasformarsi in un reclamo al Garante. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e ce ne andiamo. Cambiamo il modo in cui i dati degli ospiti scorrono davvero nella tua struttura, con strumenti che il tuo team userà davvero.
Documenti d'identità e dati di registrazione degli ospiti gestiti in un sistema sicuro con livelli di accesso adeguati e log di audit — chi può vedere cosa — al posto di WhatsApp e caselle condivise.
Un consenso pulito e documentato e un opt-out semplice per newsletter e offerte agli ospiti — così puoi fare marketing agli ospiti passati in modo lecito e conservare la prova.
Una base giuridica documentata, cartelli chiari per gli ospiti, un periodo di conservazione definito e accesso limitato — le tue telecamere portate pienamente a norma.
Un piano di conservazione allineato ai tuoi obblighi di registrazione alla pubblica sicurezza o alle autorità turistiche e alle liste marketing — con cancellazione una volta scaduto il periodo, così smetti di conservare dati che non ti servono più.
Accordi sul trattamento dei dati e verifiche sulla conservazione per Booking, Airbnb, il tuo PMS, il Wi-Fi e i fornitori di videosorveglianza — così anche la tua catena di fornitura è coperta.
Un briefing del personale breve e pratico e una procedura semplice per le violazioni (incluso "ho perso il laptop"), oltre alla documentazione che un'autorità chiederà.
Come lavoriamo
Seguiamo una prenotazione reale dall'inizio alla fine: dove finiscono i documenti, i dati di registrazione e l'email dell'ospite, tra OTA, PMS, reception e videosorveglianza.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Predisponiamo la gestione sicura dei dati degli ospiti, il consenso, i controlli sulla videosorveglianza, la conservazione e i DPA — e ti facciamo migrare da WhatsApp e dai fogli di calcolo senza controlli.
Un breve briefing del team, un piano per i data breach e il registro dei trattamenti — così resta conforme giorno per giorno.
FAQ
Le domande che hotel e B&B ci fanno più spesso.
Raccontaci come raccogli i dati degli ospiti e come gestisci oggi le prenotazioni. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, nessun impegno.
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