Cada huésped te entrega datos de registro y de identidad, y tu reserva circula por Booking, Airbnb, el PMS, la recepción y el CCTV. La mayoría de los alojamientos reparte esos datos de huéspedes y esas listas de marketing entre canales de reserva y personal sin ningún control de acceso — cómodo, y un problema de RGPD de manual.
La realidad
Nada de esto es malintencionado — es simplemente cómo funciona un alojamiento con mucho trajín. Pero cada cosa es una brecha real de RGPD que un huésped, un competidor o un exempleado descontento puede denunciar.
Los DNI y datos de registro de los huéspedes circulan por todo el equipo y por WhatsApp — en móviles personales, en copias de seguridad de chats, sin cifrado, control de acceso ni supresión.
Los antiguos huéspedes se añaden a boletines y envíos promocionales sin una base jurídica válida ni una vía clara de baja — un detonante clásico de reclamaciones.
Las cámaras graban a los huéspedes sin cartelería, sin conservación definida y sin base jurídica documentada — y las grabaciones las puede consultar cualquiera que esté de turno.
Los datos de huéspedes se exportan de Booking y Airbnb a archivos Excel descontrolados y unidades compartidas, muy lejos de los propios controles de las plataformas.
Todo el mundo entra en el PMS y en recepción con un único acceso compartido — sin niveles de acceso, sin registro de auditoría de quién vio los datos de qué huésped.
Los datos del registro de viajeros (policial/turístico) y los DNI de los huéspedes se guardan indefinidamente, y no hay contrato de encargado del tratamiento con las OTA ni con el PMS.
Basta con una. Un portátil perdido, una hoja de cálculo de OTA filtrada, un huésped que pregunta "¿qué datos tenéis sobre mí y por qué?" — cualquiera de estas puede convertirse en una reclamación ante la autoridad de protección de datos (la AEPD). La solución es mucho más barata que el incidente.
La solución
No te entregamos una política y nos vamos. Cambiamos cómo circulan realmente los datos de los huéspedes por tu alojamiento, con herramientas que tu equipo va a usar de verdad.
DNI y datos de registro de huéspedes gestionados en un sistema seguro con niveles de acceso adecuados y registros de auditoría — quién puede ver qué — sustituyendo WhatsApp y los buzones compartidos.
Un consentimiento limpio y documentado y una baja sencilla para los boletines y ofertas a huéspedes — para que puedas hacer marketing a antiguos huéspedes de forma lícita y conservar la prueba.
Una base jurídica documentada, cartelería clara para los huéspedes, un periodo de conservación definido y acceso restringido — tus cámaras totalmente ajustadas a la norma.
Un calendario de conservación alineado con tus obligaciones de registro de viajeros (policial/turístico) y tus listas de marketing — con supresión una vez termina el plazo, para que dejes de guardar datos que ya no necesitas.
Contratos de encargado del tratamiento y comprobaciones de almacenamiento para Booking, Airbnb, tu PMS, el Wi-Fi y los proveedores de CCTV — para que tu cadena de suministro también quede cubierta.
Una formación breve y práctica al personal y un procedimiento de brechas sencillo (incluido "he perdido el portátil"), además de los registros que pedirá una autoridad.
Cómo trabajamos
Seguimos una reserva real de principio a fin: a dónde van el DNI, los datos de registro y el correo del huésped, a través de la OTA, el PMS, la recepción y el CCTV.
Señalamos los flujos no conformes y los riesgos concretos — priorizados, en lenguaje claro, no un informe de 90 páginas.
Configuramos la gestión segura de los datos de huéspedes, el consentimiento, los controles del CCTV, la conservación y los DPA — y te migramos fuera de WhatsApp y las hojas de cálculo sueltas.
Una breve formación al equipo, un plan de brechas y el registro de actividades de tratamiento — para que siga siendo conforme en el día a día.
FAQ
Las preguntas que más nos hacen los hoteles y B&B.
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