I notai gestiscono alcuni dei dati più sensibili che esistano: documenti d'identità, situazioni familiari, dati finanziari e atti immobiliari — contenuti in atti che devono essere conservati per decenni. È un lavoro ad alta fiducia, eppure gran parte di tutto questo risiede su dischi condivisi senza controllo degli accessi e con una base giuridica poco chiara, in archivi che nessuno ha mai messo in sicurezza.
La realtà
Nulla di tutto questo è doloso — è semplicemente il modo in cui decenni di atti e documenti si accumulano. Ma ognuno di questi è una vera lacuna GDPR che un cliente, un'autorità o un incidente può trasformare in un problema serio.
Atti e documenti d'identità scansionati risiedono su un unico disco condiviso che tutti in studio possono aprire — niente cifratura, niente livelli di accesso, nessuna registrazione di chi ha visto cosa.
Il notaio, i collaboratori e i praticanti raggiungono tutti gli stessi file. Non c'è distinzione tra chi dovrebbe vedere una bozza, un estratto finanziario o un atto familiare sensibile.
Decenni di archivi vengono conservati senza alcuna policy oltre al minimo di legge — bozze, copie di documenti d'identità e file di lavoro che andavano distrutti restano lì per sempre.
I documenti vengono inviati via email a banche, conservatoria e clienti come allegati in chiaro — intercettabili, recapitabili per errore e lasciati in caselle fuori dal controllo dello studio.
I backup dell'archivio sono parziali, datati o mai testati. Nessuno sa se decenni di atti potrebbero davvero essere ripristinati dopo un ransomware o un guasto hardware.
Se l'archivio viene compromesso non c'è alcuna procedura: nessun modo di valutare l'impatto, nessuna decisione chiara sulla notifica entro 72 ore, nessuna documentazione da mostrare all'autorità.
Ne basta uno solo. Un disco compromesso, un'email recapitata per errore, un cliente che chiede "chi ha accesso al mio atto e perché?" — ognuno di questi può trasformarsi in un reclamo al Garante o in una violazione da notificare. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e ce ne andiamo. Cambiamo il modo in cui i dati scorrono davvero nel tuo studio, nel rispetto del tuo obbligo di legge di conservare gli atti.
Accesso basato sui ruoli per il notaio, i collaboratori e i praticanti, con log di audit che registrano chi ha aperto quale atto e quando — così puoi sempre rispondere a quella domanda.
L'archivio digitale cifrato a riposo e in transito, così un disco o un laptop rubato non significa esporre dati d'identità, familiari e finanziari.
Un piano di conservazione e distruzione allineato ai tuoi obblighi di archiviazione di legge — conserva ciò che la legge richiede, distruggi in modo sicuro le bozze e le copie che non servono.
Canali cifrati e verificati per inviare e ricevere documenti con banche, registri e clienti — in sostituzione degli allegati email in chiaro.
Backup affidabili e cifrati dell'archivio con un piano di disaster recovery testato — così decenni di atti sopravvivono a ransomware o guasti hardware.
Una semplice procedura per i data breach in caso di archivio compromesso, più il registro dei trattamenti che un'autorità ti chiederà — così puoi notificare, non improvvisare.
Come lavoriamo
Seguiamo un fascicolo reale dall'inizio alla fine: dove vanno i documenti d'identità, l'atto e i dati finanziari, chi può raggiungerli e su quale dispositivo o strumento.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti su tutto l'archivio — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Configuriamo controllo degli accessi, cifratura, conservazione, scambio sicuro e backup testati — e ti facciamo uscire dai dischi condivisi e dall'email in chiaro.
Un breve briefing del team, un piano per i data breach e il registro dei trattamenti — così l'archivio resta conforme giorno dopo giorno.
FAQ
Le domande che gli studi notarili ci fanno più spesso.
Raccontaci come il tuo studio conserva e scambia oggi i documenti. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, senza impegno.
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