Las notarías manejan algunos de los datos más sensibles que existen: documentos de identidad, situaciones familiares, datos financieros y registros de propiedad — recogidos en escrituras que deben conservarse durante décadas. Es un trabajo de alta confianza y, sin embargo, gran parte reside en unidades compartidas sin control de acceso y con una base jurídica poco clara, en archivos que nadie protegió nunca.
La realidad
Nada de esto es malintencionado — es simplemente cómo se acumulan décadas de escrituras y documentos. Pero cada punto es una brecha real de RGPD que un cliente, un regulador o un incidente pueden convertir en un problema grave.
Las escrituras y los documentos de identidad escaneados viven en una única unidad compartida que cualquiera en la notaría puede abrir — sin cifrado, sin niveles de acceso, sin registro de quién miró qué.
El notario, los oficiales y los becarios llegan todos a los mismos archivos. No hay distinción entre quién debe ver un borrador, un estado financiero o una escritura familiar sensible.
Se conservan décadas de archivos sin más política que el mínimo legal — borradores, copias de DNI y archivos de trabajo que deberían haberse destruido permanecen ahí para siempre.
Los documentos se envían a bancos, al registro de la propiedad y a los clientes como adjuntos planos — interceptables, susceptibles de enviarse por error y alojados en bandejas de entrada fuera del control de la notaría.
Las copias de seguridad del archivo son parciales, antiguas o nunca se han probado. Nadie sabe si décadas de escrituras podrían realmente restaurarse tras un ransomware o un fallo de hardware.
Si el archivo se ve comprometido no hay procedimiento: ninguna forma de evaluar el impacto, ninguna decisión clara sobre notificar en 72 horas, ningún registro que mostrar a la autoridad.
Basta con uno. Una unidad comprometida, un correo enviado por error, un cliente que pregunta "¿quién tiene acceso a mi escritura y por qué?" — cualquiera de estos puede convertirse en una reclamación ante la autoridad de protección de datos o en una brecha notificable. La solución es mucho más barata que el incidente.
La solución
No te entregamos una política y nos vamos. Cambiamos cómo fluyen realmente los datos por tu notaría, respetando tu deber legal de conservar el protocolo notarial.
Acceso basado en roles para el notario, los oficiales y los becarios, con registros de auditoría que anotan quién abrió cada escritura y cuándo — para que siempre puedas responder a esa pregunta.
El archivo digital cifrado en reposo y en tránsito, de modo que una unidad o un portátil robado no signifique exponer datos de identidad, familiares y financieros.
Un calendario de conservación y destrucción alineado con tus deberes legales de conservación — conserva lo que la ley exige, destruye de forma segura los borradores y copias que no.
Canales cifrados y verificados para enviar y recibir documentos con bancos, registros y clientes — en sustitución de los adjuntos de correo planos.
Copias de seguridad fiables y cifradas del archivo con un plan de recuperación ante desastres probado — para que décadas de escrituras sobrevivan a un ransomware o a un fallo de hardware.
Un procedimiento de brechas sencillo para un archivo comprometido, más el registro de actividades de tratamiento que pedirá una autoridad — para que puedas notificar, no improvisar.
Cómo trabajamos
Seguimos un expediente real de principio a fin: adónde van los DNI, la escritura y los datos financieros, quién puede llegar a ellos y en qué dispositivo o herramienta.
Señalamos los flujos no conformes y los riesgos concretos en todo el archivo — priorizados, en lenguaje claro, no un informe de 90 páginas.
Implantamos control de acceso, cifrado, conservación, intercambio seguro y copias de seguridad probadas — y te sacamos de las unidades compartidas y el correo plano.
Una breve sesión informativa para el equipo, un plan ante brechas y el registro de actividades de tratamiento — para que el archivo siga siendo conforme día a día.
FAQ
Las preguntas que más nos hacen las notarías.
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