I tuoi fascicoli sono tra i dati più sensibili che chiunque possa custodire: strategia processuale, prove, situazioni finanziarie e familiari, a volte dati sanitari e giudiziari. Eppure troppo spesso viaggiano come allegati email non cifrati e finiscono su laptop e telefoni personali — protetti dal segreto professionale in teoria, ma del tutto esposti nella pratica.
La realtà
Niente di tutto questo è in malafede — è semplicemente come funziona uno studio sotto pressione. Ma ognuna è una vera lacuna GDPR, e una violazione della riservatezza che un cliente, una controparte o un ex dipendente può denunciare.
Atti, prove e dichiarazioni partono come normali allegati email — non cifrati, intercettabili e copiati per sempre tra caselle in arrivo e cartelle di posta inviata.
I clienti inviano documenti sensibili tramite email personale e WhatsApp. Finiscono su un telefono personale, nei backup delle chat, senza cifratura, controllo degli accessi o cancellazione.
I fascicoli delle pratiche restano su laptop personali e in account consumer di Google Drive o Dropbox senza cifratura, senza DPA e senza chiarezza su dove siano archiviati i dati.
Tutto lo studio condivide un'unica credenziale per il sistema gestionale delle pratiche, quindi non c'è alcuna traccia di chi abbia aperto quale pratica — e nessun modo di revocare una singola persona.
Ex praticanti, paralegali e segretari hanno ancora account attivi e cartelle sincronizzate mesi dopo la cessazione — fascicoli riservati in mani non tracciabili.
Le pratiche chiuse vengono conservate a tempo indeterminato senza alcuna policy di conservazione — un archivio crescente di dati riservati che non ti servono più ma di cui resti pienamente responsabile.
Basta una sola volta. Un'email inviata all'indirizzo sbagliato, un laptop rubato, un cliente che esercita il diritto di chiedere "quali dati avete su di me?" — ognuna di queste può trasformarsi in una violazione della riservatezza e in un reclamo all'autorità per la protezione dei dati. La soluzione costa molto meno dell'incidente.
La soluzione
Non ti consegniamo una policy e ce ne andiamo. Cambiamo il modo in cui i dati riservati circolano realmente nel tuo studio, con strumenti che il tuo team e i tuoi clienti useranno davvero.
Un portale clienti cifrato per scambiare fascicoli e dichiarazioni — al posto di email semplice e WhatsApp — che clienti e professionisti troveranno più facile, non più complicato.
Fascicoli cifrati su disco e in rete, così un laptop smarrito o un messaggio intercettato non si trasformano nella divulgazione di dati riservati dei clienti.
Account individuali con autenticazione a più fattori e permessi per pratica — solo chi segue una pratica può aprirla, niente più credenziali condivise.
Un piano di conservazione per tipo di pratica che rispetta i termini di prescrizione e gli obblighi regolamentari — con distruzione sicura quando una pratica chiusa raggiunge la scadenza del periodo.
Una procedura ordinata per chi lascia lo studio che revoca immediatamente account e accessi sincronizzati, più log di audit che mostrano chi ha avuto accesso a quale pratica e quando.
Accordi sul trattamento dei dati con i provider del gestionale e del cloud, più una procedura per i data breach allineata al tuo dovere di segreto professionale.
Come lavoriamo
Seguiamo una pratica reale dall'inizio alla fine: dove vanno il fascicolo, le prove e i documenti del cliente, e su quale dispositivo o strumento.
Segnaliamo i flussi non conformi e i rischi concreti per la segretezza e la riservatezza — prioritizzati, in linguaggio chiaro, non un report di 90 pagine.
Impostiamo il portale sicuro, la cifratura, il controllo degli accessi, l'MFA, la conservazione e i DPA — e ti facciamo migrare dall'email semplice e dai dispositivi personali.
Una breve formazione del team, un piano di gestione violazioni e il registro dei trattamenti — così resta conforme e riservato giorno dopo giorno.
FAQ
Le domande che gli studi ci fanno più spesso.
Raccontaci come scambi e conservi oggi i fascicoli. Ti mostreremo le lacune e la soluzione — risposta entro 4 ore lavorative, nessun impegno.
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