Tus expedientes están entre los datos más sensibles que existen: estrategia procesal, pruebas, circunstancias económicas y familiares, a veces datos de salud y penales. Y, sin embargo, demasiadas veces viajan como adjuntos de correo sin cifrar y acaban en portátiles y móviles personales — amparados por el secreto profesional en teoría, pero totalmente expuestos en la práctica.
La realidad
Nada de esto es malintencionado — es simplemente cómo funciona un despacho con mucho trabajo. Pero cada punto es una brecha real de RGPD y una vulneración de la confidencialidad que un cliente, un contrario o un ex empleado pueden denunciar.
Escritos, pruebas y declaraciones salen como adjuntos de correo ordinarios — sin cifrar, interceptables y copiados para siempre por buzones y carpetas de enviados.
Los clientes envían documentos sensibles por correo personal y WhatsApp. Acaban en un móvil personal, en copias de seguridad de chats, sin cifrado, control de acceso ni borrado.
Los expedientes residen en portátiles personales y en cuentas de Google Drive o Dropbox de consumo, sin cifrado, sin contrato de encargado y sin claridad sobre dónde se almacenan los datos.
Todo el despacho comparte un único acceso al sistema de gestión de casos, así que no hay registro de quién abrió qué asunto — ni forma de revocar a una sola persona.
Antiguos becarios, paralegales y secretarias siguen teniendo cuentas activas y carpetas sincronizadas meses después de marcharse — expedientes privilegiados en manos sin control.
Los asuntos cerrados se guardan indefinidamente sin política de conservación — un volumen creciente de datos privilegiados que ya no necesitas pero de los que sigues siendo plenamente responsable.
Basta con uno. Un correo mal dirigido, un portátil robado, un cliente que ejerce su derecho a preguntar "¿qué datos tenéis sobre mí?" — cualquiera de ellos puede convertirse en una vulneración de la confidencialidad y en una reclamación ante la AEPD. La solución es mucho más barata que el incidente.
La solución
No te entregamos una política y nos vamos. Cambiamos cómo circulan realmente los datos privilegiados por tu despacho, con herramientas que tu equipo y tus clientes usarán de verdad.
Un portal cifrado para intercambiar expedientes y declaraciones — sustituyendo al correo ordinario y a WhatsApp — que clientes y abogados encuentran más fácil, no más difícil.
Expedientes cifrados en disco y en la red, de modo que un portátil perdido o un mensaje interceptado no se convierta en una divulgación de datos privilegiados del cliente.
Cuentas individuales con autenticación multifactor y permisos por asunto — solo quienes intervienen en un caso pueden abrirlo, sin más accesos compartidos.
Un calendario de conservación por tipo de asunto que respeta los plazos de prescripción y regulatorios — con destrucción segura una vez que un asunto cerrado llega al fin de su plazo.
Un proceso de baja limpio que revoca cuentas y accesos sincronizados de inmediato, además de registros de auditoría que muestran quién accedió a qué asunto y cuándo.
Contratos de encargado del tratamiento con tus proveedores de gestión de casos y cloud, más un procedimiento ante brechas alineado con tu deber de secreto profesional.
Cómo trabajamos
Seguimos un asunto real de principio a fin: a dónde van el expediente, las pruebas y los documentos del cliente, y en qué dispositivo o herramienta.
Señalamos los flujos no conformes y los riesgos concretos para el privilegio y la confidencialidad — priorizados, en lenguaje claro, no un informe de 90 páginas.
Implementamos el portal seguro, el cifrado, el control de acceso, MFA, la conservación y los contratos de encargado — y te migramos fuera del correo ordinario y los dispositivos personales.
Una breve sesión informativa al equipo, un plan ante brechas y el registro de actividades de tratamiento — para que siga siendo conforme y confidencial cada día.
FAQ
Las preguntas que más nos hacen los despachos.
Cuéntanos cómo intercambias y almacenas hoy los expedientes. Te mostraremos las brechas y la solución — respuesta en 4 horas laborables, sin compromiso.
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